I manager e di conseguenza il reparto acquisti delle imprese, sono continuamente alla ricerca di strategie per aumentare la reddittività. In questo contesto l’ottimizzazione dei costi di acquisto è la priorità principale.
Specialmente nel 2022, le aziende si trovano ad affrontare un mercato per nulla stabile. La ricerca di ottimizzazione è quindi una strategia da percorrere per riuscire a liberare risorse utili agli investimenti necessari per rimanere competitivi.
L’ analisi delle spese di approvvigionamento e il processo di raccolta, organizzazione e analisi dei dati di spesa con lo scopo di ridurre i costi, si riflette su una migliore efficienza e rafforza le relazioni con i fornitori.
Una delle fasi principali del processo di spend analysis riguarda la creazione di una gerarchia che permetta la classificazione dei “codici articolo in acquisto” secondo i driver del mercato di fornitura. Esistono diversi sistemi di classificazione che sono stati sviluppati, ad esempio UNSPSC eClass Code.
A seguire è importante la fase di analisi della spesa e di messa a punto dei piani di ottimizzazione.
In un progetto di spend analysis è utile considerare tali parametri:
– n. di fornitori totale, per categoria merceologica, per tipologia (es. produttore, distributore, ecc.);
– valore della spesa totale, per categoria, famiglia merceologia, ecc.;
– valore della spesa per periodo (mensile/trimestrale/annuale, ecc.);
– importo spesa aggredibile da azioni di miglioramento;
– variazione %;
– quantità acquistate per categoria, famiglia e articolo/servizio
– prezzo unitario medio per articolo/servizio
– prezzo di riferimento
– spesa per fornitore
– spesa per categoria merceologica
– spesa per zona geografica
– ammontare in valore di ogni ordine
– ecc.
Secondo dottrina, il percorso di analisi potrebbe seguire queste 5 fasi di processo:
1) identificazione delle fonti dei dati di spesa;
2) estrazione, pulizia e arricchimento dei dati di spesa;
3) classificazione/categorizzazione dei dati di spesa;
4) analisi della spesa e messa a punto del piano di ottimizzazione (es. razionalizzazione parco fornitori, ottimizzazioni a seguito di aggregazione della spesa, razionalizzazione degli articoli in acquisto, ecc.);
5) implementazione del piano di ottimizzazione.
Le tecnologie attuali permettono un notevole aiuto grazie alla loro semplicità di utilizzo e intuitività. Non ci si pone più il problema di complessi sistemi di gestione delle informazioni e necessità di competenze specifiche, oggi i software possono aiutare ad affrontare l’analisi delle spese con più semplicità a fianco dei manager e del reparto acquisti.